电子科技大学2023年12月毕业研究生离校手续办理指南
各位2023年12月毕业研究生同学：
祝贺大家即将毕业，现发布2023年12月毕业研究生离校手续办理指南，请根据指南办理离校相关手续。
一、办理对象
2023年12月毕业的中国籍毕业研究生，具体名单由学校毕业审核会（预计12月20日）审核确定。
二、办理安排
2023年12月毕业研究生应在本学期结束前办理毕业离校手续。学校召开毕业审核会后，将正式开放研究生教育综合管理系统（简称GMIS系统）离校模块，届时离校手续各环节办理状态可在离校模块中查询。毕业研究生可登录GMIS系统（portal.uestc.edu.cn），查看个人基本信息，点击“离校管理”图标可查看离校手续各环节办理状态信息，毕业生从即日起可按照以下说明提前办理部分离校手续。
三、办理事项
1．填写离校问卷，完成“问卷调查”环节
录取类别为自筹或非定向研究生应在GMIS系统“离校管理”中完成离校问卷，完成后则对应项显示为“√”，否则显示为“X”。其他研究生：自愿完成问卷，完成后则对应项显示为“√”，否则显示为“X”。如有疑问，请咨询研究生院就业办公室，电话：61830039。
办理时间：毕业审核会后至本学期结束。
2．导师审核确认，完成“导师审核”环节
所有研究生办理离校，应经导师审核同意。导师审核同意后，方可办理论文提交等后续手续。导师从信息门户进入，登录GMIS系统“离校管理”模块，点击“同意”，则对应项显示为“√”，否则显示为“X”。
办理时间：毕业审核会后至本学期结束。
3．确认就业信息，完成“就业办理”环节
对于已落实毕业去向学生（毕业去向为：“签就业协议形式就业（含线下签就业协议）”、“签劳动合同就业”、“其他录用证明就业”、“科研助理”、“应征义务兵”、“国家基层项目”、“地方基层项目”、“就业见习”、“自主创业”、“自由职业”、“研究生”、“出国出境深造”等）：GMIS就业管理模块中生源信息状态为“就业办审核通过”，且GMIS中“就业状态”为“已签约”、或“其他去向状态”为“就业办审核通过”，同时毕业去向信息核对为“就业办审核通过”，对应项显示为“√”，否则显示为“X”。
对于未落实毕业去向学生（毕业去向为：“待就业”、“不就业拟升学”、“其他暂不就业”）：GMIS就业管理模块中生源信息状态为“就业办审核通过”，且GMIS中“其他去向状态”为“就业办审核通过”，则对应项显示为“√”，否则显示为“X”。
如有疑问，请咨询研究生院就业办公室，电话：61830039。
办理时间：即日起至本学期结束，建议提前办理此项。
4．确认缴费情况，完成“财务缴费”环节
所有研究生应到计划财务处完成学费、住宿费、体检费缴费/退费，可关注“电子科大计划财务处”微信公众号完成缴费，如需退费，请到清水河校区主楼B3-302财务处预算管理中心办理。所有缴费项目欠费为0，则对应项显示为“√”，否则显示为“X”。GMIS系统每小时整点会定时读取财务缴费系统缴费状态并同步更新。如有疑问，请咨询财务处，电话：61831255。
办理时间：即日起至本学期结束，建议提前办理此项。
5．完成毕业论文提交，完成“论文提交”环节
非涉密毕业论文需按要求提交论文电子档至图书馆，研究生学位论文提交须知详见：http://www.lib.uestc.edu.cn/mnl?id=1074。GMIS系统每小时整点自动同步图书馆论文提交系统的“论文提交”状态信息，图书馆审核通过后，GMIS系统对应项显示为“√”，否则显示为“X”。涉密毕业论文由学院研究生科老师在GMIS系统“学生管理-离校管理-涉密论文提交”模块进行提交。如有疑问，非涉密论文请咨询图书馆，电话：61830533，涉密论文请咨询学院研究生科。
办理时间：毕业审核会后起至本学期结束。
注意：为避免因论文提交时间过于集中而影响审核进度，建议尽可能在本人离校五个工作日前完成提交。
6．归还已借图书，完成“图书清欠”环节
毕业研究生应到图书馆完成借还书、钱物清欠等。GMIS系统会定时（每日03:45、11:45、14:45、17:45、20:45）同步图书馆借阅系统相关状态信息，清欠完成后则对应项显示为“√”，否则显示为“X”。如有疑问，请咨询图书馆，电话：61830016。
办理时间：即日起至本学期结束，建议提前办理此项。
7.办理党团关系转接、注销研究生证、处理学院清欠，完成“党团关系”、“注销证件”、“学院清欠”环节
导师审核同意后，研究生方可到学院办理党团关系、注销证件、学院清欠三项手续，并将办理结果交给研究生辅导员，由研究生辅导员在GMIS系统上点击确认办理按钮，则对应项显示为“√”，否则显示为“X”。如有疑问，请咨询学院辅导员。
办理时间：毕业审核会后至本学期结束。
8.办理退宿，完成“宿舍退房”环节
在校内住宿的同学，请按如下流程办理，无校内宿舍床位的同学无须办理此项。
（1）到住宿楼栋退还钥匙（最后离开的同学退还遥控器、窗帘），楼栋阿姨开具验房单。
（2）到维修服务部结算能源、家具清欠并在验房单上盖章（地址：清水河校区：博士2栋2单元外侧维修服务中心；电话：61830000；沙河校区：校园超市1分店旁能源收费办公室 电话：83202431）。维修服务部核算交费数据后，超过配送量的到后勤服务大厅交费（地址：清水河校区：本科宿舍20栋一楼；电话：61830315）。
（3）将验房单交至宿舍管理中心完成系统退宿（地址：硕士20栋大厅宿舍服务部办公区；电话61830144；沙河校区：校园超市1分店旁003号办公室 电话：83201090 或 欣苑1栋116办公室，电话：83200918）。
9．办理宿舍电费退费
清水河校区毕业生宿舍电费退费采用线上方式进行。宿舍电费结算时间点确定后，宿舍电费余额由宿舍电控系统核定。学生发起退费申请后，宿舍电费余额以寝室为单位转回发起申请的学生一卡通账户，退费金额等相关信息将以短信形式发送到同寝室相关同学。根据毕业离校时间，学生在办理退宿相关手续时即可线上办理该业务。请关注后勤保障部微信服务号“电子科技大学后勤保障”，进入微服务，点击“退宿舍电费”后，按提示完成线上操作，再到自助多媒体机领取该费用。该项为清水河校区毕业退宿学生自愿办理。
办理时间：即日起至本学期结束，建议在办理退宿相关手续时同时办理。
因校区管理方式不同，沙河校区毕业生无需办理电费退费。
10．注销一卡通（自愿）
毕业生在离校前可以（自愿）办理一卡通注销手续，提取卡内余额。如果毕业生不愿注销一卡通，建议将卡内余额消费完毕。
清水河校区办理点：本科20栋后勤服务大厅。
沙河校区办理点：风华餐厅充值点。
卡务部咨询电话：61830800 83205112
办理时间：建议在退宿舍电费之后、离校前办理。
11．办理户口迁移
2023年12月毕业研究生户口迁移证将由学院到研究生院统一领取后分发给学生，毕业生领取时间由各学院另行通知。户口迁移证以保卫处返回名单为准，若无迁移证，则说明当时户口未迁入学校。如有疑问，请咨询学院辅导员。
12．领取毕业证学位证，完成“发放证书”环节
非定向或自筹研究生到学院研究生科领取毕业证和学位证，定向或委培研究生的毕业证和学位证由学院通过机要直接寄送至定向或委培单位，或经定向委培单位开具同意函后由研究生本人领取。博士生授位信息将公示1个月，公示结束后方可领取博士学位证书，具体领取时间，请咨询各学院研究生科。
13．寄送毕业生档案
由学院按照《电子科技大学研究生档案管理工作规范》要求，根据入档清单，做好学籍档案、人事档案归档工作，并统一安排档案寄送。学院寄送之后，请毕业生及时到档案寄往地确认档案是否到达。如有疑问，请咨询学院辅导员。
四、注意事项
1．计划提前离校的研究生应在GMIS系统上做好请假登记，可根据办理流程提前完成各办理环节。
2.如本人无法到现场领取毕业证学位证，可出具委托书由他人代领。
3.毕业研究生离校前应登录学信网（https://www.chsi.com.cn/），核对毕业证信息是否与学信网学历信息一致。
研究生院
2023年12月18日
